Digitale Kommunikation
Die Stadt Hof hat zur Kommunikation mit der Stadtverwaltung den elektronischen Zugang nach Art. 3a Bayerischen Verwaltungsverfahrensgesetzes (BayVwVfG) eröffnet. Die Stadt Hof eröffnet diesen Zugang für Bürger und Unternehmen nach Maßgabe der im Folgenden aufgeführten Rahmenbedingungen und des Artikels 3a BayVwVfG. Für die elektronische Kommunikation mit der Stadt Hof können Sie, je nach Verwendungszweck und Anliegen, eine der folgenden Optionen wählen:
Elektronische Dienste & Formulare
Die Stadt Hof bietet zunehmend elektronische Dienste und Formulare im Internet an. Wir würden es begrüßen, wenn Sie als Internet-Nutzer diese elektronischen Angebote verstärkt nutzen und annehmen.
Formfreie Schreiben
Für die Übermittlung von elektronischen Dokumenten im formfreien Schriftverkehr, z.B. Vorgänge oder Anfragen, die keiner eigenhändigen Unterschrift bedürfen und keine schutzwürdigen Daten beinhalten, können Sie eine E-Mails direkt an die Ihnen bekannte Verwaltungskräfte (i.d.R. vorname.nachname@stadt-hof.de) oder an das Funktionspostfach der zuständige Dienststelle (z.B. buergeramt@stadt-hof.de) richten. Ebenso können diese E-Mails an die zentrale Adresse post(at)stadt-hof.de gerichtet werden.
Hierfür gelten folgende Rahmenbedingungen:
1. Die Stadt Hof nimmt Dokumente bei formfreien Schreiben in folgenden Dateiformaten entgegen:
- Textdateien im Format ANSI und ASCII (*.txt)
- Rich Text Format (*.rtf)
- Microsoft Word für Windows ab Version word 2003 (*.docx)
- Microsoft Excel für Windows ab Version excel 2003 (*.xlsx)
- Portable Document Format (*.pdf)
- Joint Photographic Expert Group (*.jpg)
- Tag Image File Format (*.tif)
- Bitmap Pictures (*.bmp)
Weitere Formate sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Empfangsstelle zulässig. In allen zulässigen Formaten dürfen keine automatisierten Abläufe oder Programmierungen (sog. Makros) verwendet werden. Außerdem dürfen diese Dokumente nicht durch ein Passwort geschützt sein.
2. E-Mails müssen dem Internetstandard (SMTP, MIME) entsprechen und in Westeuropa gängige Zeichensätze verwenden.
3. E-Mails werden nur bis zu einer Größe von dreißig Megabyte (incl. Anhänge = Attachments) angenommen.
4. Sollen größere Datenmengen an die Stadt Hof übermitteln werden, so ist als Übertragungsweg nur die Austauschplattform "BayernBox" zugelassen. Fordern Sie zur Nutzung dieser Plattform einen entsprechenden Link vom Empfänger der Daten bei der Stadt Hof an.
Daten über andere Datenaustauschplattformen wie z.B. weTransfer, Dropbox, OneDrive etc. werden von der Stadt Hof nicht angenommen.
5. Dateien in unter Punkt 2 genannten Formaten können durch Komprimierungsprogramme in den Dateigrößen verringert (gepackt) werden. Komprimierte Dateien nimmt die Stadt Hof nur als nicht selbstentpackende ZIP-Archive (*.zip) entgegen. Passwortgeschützte Datei-Archive werden nicht entgegengenommen.
6. Mails die den Bedingungen der Punkte 2 bis 5 nicht entsprechen und Mails, die von der bei der Stadt Hof verwendeten Software zur Filterung von unerwünschten E-Mails (Spam-Filter) als Spam erkannt werden bzw. deren Inhalt ein Sicherheitsrisiko darstellen kann, werden, soweit ein Absender erkennbar ist, an diesen zurückgeschickt.
Sofern aufgrund eines gesetzlichen Schriftformerfordernisses ein Antrag oder eine Erklärung „schriftlich“ (formgebundene Schreiben) erfolgen muss, so reicht eine einfache E-Mail hierfür i.d.R. nicht aus. Sie können diese Dokumente aber trotzdem nach den folgenden Maßgaben auf elektronischem Weg an die Stadt Hof übermitteln.
PDF-Dokument
Mit qualifizierter elektronischer Signatur
Eine der Möglichkeiten besteht darin, dass Sie das jeweilige Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen und als E-Mail Anhang an die Adresse QES(at)stadt-hof.de übermitteln. Die qualifizierte elektronische Signatur muss dabei in das PDF-Dokument integriert sein (PDF-inline). Voraussetzung hierfür ist, dass Sie über ein qualifiziertes Zertifikat für elektronische Signaturen verfügen. Bitte beachten Sie, dass eine eingescannte Unterschrift die Anforderungen an eine qualifizierte elektronische Signatur nicht erfüllt. Auch bei Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur erfolgt die Übertragung der E-Mail unverschlüsselt.
Sicheres Kontaktformular im Bayern-Portal
Auch über das sichere Kontaktformular im Bayern-Portal können Sie mit der Stadt Hof vertraulich kommunizieren, ohne dass die Nachricht von Dritten mitgelesen werden kann. Hierbei können Sie wählen, ob Sie sich mit der eID-Funktion des neuen Personalausweises authentifizieren und dadurch eine vorgeschriebene Schriftform ersetzen können oder ob Sie lediglich verschlüsselt und sicher mit der Behörde kommunizieren möchten und sich deshalb nur mit Benutzername und Passwort anmelden. Bitte beachten Sie, dass es nach wie vor in einigen Fällen erforderlich ist, persönlich zu erscheinen oder die elektronische Form gesetzlich ausgeschlossen ist. In diesen Fällen ist eine elektronische Abwicklung nicht möglich. Sollten Sie nicht sicher sein, ob Ihr Anliegen auf elektronischem Weg zulässig oder verarbeitbar ist, setzen Sie sich vorher mit der zuständigen Verwaltungskraft in Verbindung, die Ihnen gerne weiterhilft. Wurde eine elektronische Kommunikation eröffnet, geht die Stadt Hof davon aus, dass die gesamte Kommunikation auf diesem Wege stattfinden kann, soweit andere Vorschriften dem nicht entgegenstehen. Die o.g. Regeln gelten nur für die elektronische Kommunikation mit der Stadt Hof und nicht für Verweise auf Angebote Dritter, wie z.B. andere Behörden.
