Zugangseröffnung

Offizielle Richtlinien

Zugangseröffnung nach Art. 3a Bayerisches Verwaltungsverfahrensgesetz (BayVwVfG)

Die Übermittlung von elektronischen Dokumenten an die Stadt Hof ist nur unter folgenden Voraussetzungen zulässig:

  1. Zugänge im Sinne dieser Zugangseröffnung sind die auf dem Internet-Angebot der Stadt Hof (www.stadt-hof.de) und die im Schriftverkehr der Stadt Hof publizierten E-Mail-Adressen.
  2. Die Stadt Hof nimmt Dokumente in folgenden Dateiformaten entgegen:
    • Textdateien im Format ANSI und ASCII (*.txt)
    • Rich Text Format (*.rtf)
    • Microsoft Word für Windows ab Version word 97 (*.doc)
    • Microsoft Excel für Windows ab Version excel 97 (*.xls)
    • Portable Data File Version 1.3 (*.pdf)
    • Joint Photographic Expert Group (*.jpg)
    • Tag Image File Format (*.tif)
    • Bitmap Pictures (*.bmp)

    In allen zulässigen Formaten dürfen keine automatisierten Abläufe oder Programmierungen (sog. Makros) verwendet werden. Außerdem dürfen die Dokumente nicht durch ein Passwort geschützt sein.

  3. E-Mails müssen dem Internetstandard (SMTP, MIME) entsprechen und in Westeuropa gängige Zeichensätze verwenden.
  4. E-Mails werden nur bis zu einer Größe von zehn Megabyte (incl. Anhänge = Attachments) angenommen.
  5. Dateien in unter Punkt 2 genannten Formaten können durch Komprimierungsprogramme in den Dateigrößen verringert (gepackt) werden. Komprimierte Dateien nimmt die Stadt Hof nur als nicht selbstentpackende ZIP-Archive (*.zip) entgegen.
  6. Mails die den Bedingungen der Punkte 2 bis 5 nicht entsprechen und Mails, die von der bei der Stadt Hof verwendeten Software zur Filterung von unerwünschten E-Mails (Spam-Filter) als Spam erkannt werden bzw. deren Inhalt ein Sicherheitsrisiko darstellen kann, werden, soweit ein Absender erkennbar ist, an diesen zurückgeschickt.
  7. Ein durch Verschlüsselung der E-Mail sicherer Übertragungsweg und die Verwendung elektronischer Signaturen werden zurzeit nicht angeboten.
    Wir bitten Sie deshalb Dokumente, die einem Schriftformerfordernis unterliegen (also auch unterschrieben sein müssen), mit der Briefpost zu schicken.
  8. Die Stadt Hof bietet elektronische Dienste und Formulare im Internet an. Wir würden es begrüßen, wenn Sie als Internet-Nutzer diese elektronischen Angebote verstärkt nutzen und annehmen.
  9. Wurde eine elektronische Kommunikation eröffnet, geht die Stadt Hof davon aus, dass die gesamte Kommunikation auf diesem Wege stattfinden kann, soweit andere Vorschriften dem nicht entgegenstehen.
  10. Soweit eine förmliche Zustellung erforderlich ist, die einen Zustellnachweis erfordert, ist dies auf elektronischem Weg derzeit nicht möglich.

Ansonsten gelten die Regelungen des Art. 3a BayVwVfG.
Sollten Sie nicht sicher sein, ob Ihr Anliegen auf elektronischem Weg zulässig oder verarbeitbar ist, setzen Sie sich vorher mit dem zuständigen Sachbearbeiter in Verbindung, der Ihnen gerne weiterhilft.

Die o.g. Regeln gelten nur für die elektronische Kommunikation mit der Stadt Hof und nicht für Verweise auf Angebote Dritter, wie z.B. andere Behörden.

Art. 3a BayVwVfG - Elektronische Kommunikation

(1) Die Übermittlung elektronischer Dokumente ist zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet.
(2) Eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform kann, soweit nicht durch Rechtsvorschrift etwas anderes bestimmt ist, durch die elektronische Form ersetzt werden. In diesem Fall ist das elektronische Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz zu versehen. Die Signierung mit einem Pseudonym, das die Identifizierung der Person des Signaturschlüsselinhabers nicht ermöglicht, ist nicht zulässig.
(3) Ist ein der Behörde übermitteltes elektronisches Dokument für sie zur Bearbeitung nicht geeignet, teilt sie dies dem Absender unter Angabe der für sie geltenden technischen Rahmenbedingungen unverzüglich mit. Macht ein Empfänger geltend, er könne das von der Behörde übermittelte elektronische Dokument nicht bearbeiten, hat sie es ihm erneut in einem geeigneten elektronischen Format oder als Schriftstück zu übermitteln.

Kontakt

Wirtschaftsförderung der Stadt Hof
Ansprechstelle für den Unternehmerservice
Herr Walter Friedl

<p>Telefon </p>  +49 (0)9281 815 1305
Telefax  +49 (0)9281 815 87 1305
 walter.friedl@stadt-hof.de

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Quelle: TVO/Hermann und Bertl Müller-Stiftung