Elektronische Kommunikation

Der schnelle Klick ins Rathaus

Die Stadt Hof hat zur Kommunikation mit der Stadtverwaltung den elektronischen Zugang nach Art. 3a Bayerisches Verwaltungsverfahrensgesetz (BayVwVfG) eröffnet. Zugänge im Sinne dieser Zugangseröffnung sind die auf dem Internet-Angebot der Stadt Hof (www.stadt-hof.de) und die im Schriftverkehr der Stadt Hof publizierten E-Mail-Adressen.
Die Stadt Hof eröffnet diesen Zugang für Bürger und Unternehmen nach Maßgabe der im Folgenden aufgeführten Rahmenbedingungen und des Artikels 3a BayVwVfG. Grundsätzlich ist zwischen formfreien und formgebundenen Schreiben zu unterscheiden.

Formfreie Schreiben

Für die Übermittlung von elektronischen Dokumenten im formfreien Schriftverkehr z.B. Vorgänge oder Anfragen, die keiner eigenhändigen Unterschrift bedürfen, ist keine digitale Signatur nötig.
E-Mails können Sie direkt an die Ihnen bekannte Sachbearbeiterin oder den Ihnen bekannten Sachbearbeiter oder an die zuständige Dienststelle richten. Ebenso können diese E-Mails an die zentrale Adresse post@stadt-hof.de gerichtet werden.


Formgebundene Schreiben

Für die Übermittlung von elektronischen Dokumenten im formgebundenen Schriftverkehr, die eine eigenhändige Unterschrift voraussetzen, müssen die Mitteilungen und Anlagendokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur gemäß § 2 Absatz 1 Nr. 2 Signaturgesetz (SigG) versehen sein.

Vorgänge dieser Art richten Sie bitte ausschließlich an die E-Mail-Adresse

QES@stadt-hof.de

Soweit eine förmliche Zustellung erforderlich ist, die einen Zustellnachweis erfordert, ist dies auf elektronischem Weg derzeit nicht möglich. Bitte beachten Sie, dass es in einigen Fällen erforderlich ist, persönlich zu erscheinen oder die elektronische Form gesetzlich ausgeschlossen ist. Auch in diesen Fällen ist eine elektronische Abwicklung nicht möglich.

 

Rahmenbedingungen:

Die Übermittlung von elektronischen Dokumenten an die Stadt Hof ist nur unter folgenden Rahmenbedingungen möglich:

1.   Die Stadt Hof nimmt Dokumente bei formfreien Schreiben in folgenden Dateiformaten entgegen:

o   Textdateien im Format ANSI und ASCII (*.txt)

o   Rich Text Format (*.rtf)

o   Microsoft Word für Windows ab Version word 97 (*.doc, *.docx)

o   Microsoft Excel für Windows ab Version excel 97 (*.xls, *.xlsx)

o   Portable Document Format  (*.pdf)

o   Joint Photographic Expert Group (*.jpg)

o   Tag Image File Format (*.tif)

o   Bitmap Pictures (*.bmp)

Weitere Formate sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Empfangsstelle zulässig. In allen zulässigen Formaten dürfen keine automatisierten Abläufe oder Programmierungen (sog. Makros) verwendet werden. Außerdem dürfen diese Dokumente nicht durch ein Passwort geschützt sein.

2.   E-Mail-Anhänge werden bei formgebundenen Schreiben nur im Dateiformat (*.pdf) entgegengenommen und nur wenn die qualifizierte elektronische Signatur in das PDF-Dokument integriert ist (PDF-inline).

3.   E-Mails müssen dem Internetstandard (SMTP, MIME) entsprechen und in Westeuropa gängige Zeichensätze verwenden.

4.   E-Mails werden nur bis zu einer Größe von dreißig Megabyte (incl. Anhänge = Attachments) angenommen.

5.   Dateien in unter Punkt 2 genannten Formaten können durch Komprimierungsprogramme in den Dateigrößen verringert (gepackt) werden. Komprimierte Dateien nimmt die Stadt Hof nur als nicht selbstentpackende ZIP-Archive (*.zip) entgegen. Passwortgeschützte Datei-Archive werden nicht entgegengenommen. 

6.   Mails die den Bedingungen der Punkte 2 bis 5 nicht entsprechen und Mails, die von der bei der Stadt Hof verwendeten Software zur Filterung von unerwünschten E-Mails (Spam-Filter) als Spam erkannt werden bzw. deren Inhalt ein Sicherheitsrisiko darstellen kann, werden, soweit ein Absender erkennbar ist, an diesen zurückgeschickt.

7.   Ein durch Verschlüsselung der E-Mail sicherer Übertragungsweg wird zurzeit noch nicht angeboten. Falls Sie uns vertrauliche Informationen senden wollen, bitten wir Sie, hierzu die Briefpost zu verwenden. Wir weisen darauf hin, dass auch bei Verwendung elektronischer Signaturen keine Verschlüsselung der übertragenen Inhalte erfolgt.

8.   Die Stadt Hof bietet elektronische Dienste und Formulare im Internet an. Wir würden es begrüßen, wenn Sie als Internet-Nutzer diese elektronischen Angebote verstärkt nutzen und annehmen.

9.   Wurde eine elektronische Kommunikation eröffnet, geht die Stadt Hof davon aus, dass die gesamte Kommunikation auf diesem Wege stattfinden kann, soweit andere Vorschriften dem nicht entgegenstehen.

10.  Wegen der generellen Unsicherheit im E-Mail-Verkehr kann nicht gewährleistet werden, dass eine versandte E-Mail den Adressaten erreicht. Es kann vorkommen, dass Inhalte unvollständig und verzögert ankommen. Überprüfen Sie also, ob für Ihre Zwecke das E-Mail tatsächlich die geeignete Versandart ist. Sollten Sie nicht sicher sein, ob Ihr Anliegen auf elektronischem Weg zulässig oder verarbeitbar ist, setzen Sie sich vorher mit dem zuständigen Sachbearbeiter in Verbindung, der Ihnen gerne weiterhilft.

Die o.g. Regeln gelten nur für die elektronische Kommunikation mit der Stadt Hof und nicht für Verweise auf Angebote Dritter, wie z.B. andere Behörden.

Kontakt

Stadt Hof                
Klosterstr. 1          
95028 Hof 

Postanschrift:
Postfach 16 65
95015 Hof

Telefon   +49 (0)9281 815 0
Telefax  +49 (0)9281 815 1199
   post@stadt-hof.de
Icon Internet  www.hof.de

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